Dosyalama sisteminde amaç; birbiriyle ilgili belgelerin bir arada bulunmasını, aranan belge ve dosyanın en süratli biçimde bulunup isteyene sunulmasını sağlayacak bir düzen kurmak olmalıdır.
Dosyalama, kurumlarda üretilmiş olan belgelerin düzenli bir şekilde saklanması, korunması, kontrol edilmesi ve ihtiyaç duyulduğu zaman kolay erişilmesi için bir seri işlemi ve süreçtir.
bozulmadan ve istendiğinde ulaşılacak biçimde saklamak, Bürolarda evrak karmaşasını önlemek, Arşivleme hizmetleri için temel oluşturmak. Dosyalama yönetimi kurum ve kuruluşların verimini yükselterek, zaman ve iş kaybını önleyecektir.
Bu tanımlardan anlaşılacağı üzere işlemi bitmiş belgelerin dosyalara yerleştirilmesi işi ile bu dosyaların düzenlenmesi çalışmaları, genellikle dosyalama olarak ifade edilmektedir.
Dosyalama sistemi, içeriklerine doğru ve hızlı erişimin yapılabilmesi amacıyla dosyaların düzenli bir biçimde saklandığı yapıdır. Bir başka ifade ile üretilen ya da dışarıdan gelen her türlü belgeye yeniden erişebilmek amacıyla dosya ya da klasörlere belli bir sistem bütünlüğü içinde yerleştirmeyi sağlayan yapıdır.
İlgili 27 soru bulundu
Dosyalama, yönetsel ve örgütsel faaliyetler sırasında ortaya çıkan her türlü yazılı, basılı, kaydedilmiş, banda ve filme alınmış belgelerin belli bir düzen ve sistem içinde tutulmasıdır. Örgütlerde dosyalama faaliyetleri, evrak işlerinin dahî düzenli, pratik ve kolay hale getirilmesini sağlamak amacıyla yapılır.
Etkili bir dosyalama sistemi basit ve kolay uygulanabilir olmalıdır. Sistemi kullanan kişiler sistemi kolayca anlayabilmeli ve rahat biçimde kullanılabilir olmalıdır. Belgelere erişim hızlı olmalıdır. Belgelere erişim sağlarken zaman kaybettirmeyen bir sistem olmalıdır.
Bilgisayarda bilgilerin kaydedildiği birimlere dosya adı verilir. • Dosya içerisindeki bilgi; resim, yazı, çizim, ses gibi her şey olabilir. Dosya Yapısı: Bir dosya ismi 3 kısımdan oluşur.
Dosyalama işleminin son aşaması ise dosyaların uygun ortamlarda saklanmasıdır. Saklama için ayrı bir bölüm var ise dosyalar orada, eğer dosyalama herhangi bir bölümde yapılıyor ise bu bölümde ayrılan yerlerde muhafaza edilir.
Hukuk büronuzda kullanabileceğiniz belli başlı dosyalama teknikleri alfabetik , numaralı , kronolojik , karma ve alfanumerik şeklindedir. Adından da anlaşılabileceği gibi dosyalara A – Z harfleri aralığında harfsel değerler verilerek gruplandırmalar yapılır.
Dosyalama işlemi, kurumların ya da bireylerin işlemleri sırasında elde ettikleri belgeleri belirli bir düzen dahilinde muhafaza etmesidir. Dosyalama işlemi, işlerin yürütülmesi için önemli olan evrakların ve belgelerin planlı bir şekilde saklanmasını mümkün kılar.
Dosyalama sistemi ve hareketleri eğitiminin tanımı, dosyalama sistemleriyle ilgili bilgilerin anlatıldığı eğitimdir. Dosyalama sistemi ve hareketleri eğitiminin genel amacı ise; gerekli ofis araçlarını kullanarak belge ve dosya hareketlerinin izlenmesi eğitimidir.
Etken bir dosyalama sistemi, yöneticilerin ihtiyaç duydukları tüm bilgileri istedikleri yer ve zamanda tam ve doğru bir biçimde, gereği gibi korumuş olarak sunar; dosyalama için gerekli personel, donanım ve yer miktarının en ekonomik düzeye indirilmesini sağlar.
dosyalamada, konu başlıkları anlaşılır olmalı ve eksiksiz tanımlanmalı, belgelerin birden çok dosyaya konulması engellenmelidir. durumlarda farklı uygulamaları gerektiren bir sistem pek çok yanlışlığa yol açar. Kurulacak dosyalama sisteminde ana ve alt gruplar tanımlanırken, belli standartlara uyulması gerekmektedir.
► Elektronik veya dijital ofis sistemleri, kuruluşların multimedya, metin, resim, belge ve bilgilerin,belirlenen arama kriterlerine göre,güvenli olarak ve aynı görüntü kalitesinde, yıllarca saklanmasını ve hızlı bir şekilde ulaşılmasını sağlayan sistemlerdir.
Dosya Nedir: Bilgisayarda bilgilerin kaydedildiği birimlere dosya denir. Dosya içerisinde resim, yazı, müzik gibi her şey olabilir. Yazılımlar ürettiği bilgileri dosyalarda saklar. Örneğin çizdiğimiz bir resme daha sonra bakmak istiyorsak onu bir dosyada saklamamız gerekir.
Dosya Yapısı
Bir dosya ismi 3 kısımdan oluşur. Dosya Adı,nokta ve uzantı.
► Günümüzde sıklıkla kullanılan dosya sistemleri FAT 32, NTFS, Linux Ext2 ve Linux Swap dosya sistemleridir.
Dosya Planı, kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.
Windows İşletim Sistemi. Önceki bölümlerde anlatıldığı üzere, bilgisayar sisteminin temel yapı taşları klasör ve dosyalardır. Klasörler sadece diğer klasör ve dosyaları içinde barındırma görevi görürken, dosyalar bilgisayarda akla gelen her şeyi yapan elemanlardır.
Tarih Damgası, Toplu İğne, Ataş, Yapışkan, Bant, Delgeç, Zımba , Makas, Dosya Kutusu, Günlük Fiş Kutusu, Resmi Gazete Kutusu, Yarım Kapak Telli Dosya, Tam Kapak Telli Dosya, Günlük Fiş Dosyası Telli Kapaklı, Kundak Dosya, Gömlek Dosya, Resmi Gazete Gömleği, Dosya Etiketi, Dosya Kutusu Etiketi, Arama-bulma Kartı, Deste ...
Klasik dosya sisteminin en temel özelliği dosyalar ile bu dosyaları işleyecek uygulama programlarının birbirine bağımlı olmasıdır. Klasik dosya sisteminde n tane ayrı dosya n tane ayrı program tarafından işlenmektedir. Her program rapor üretme esnasında ayrı ayrı işletim sistemi ile yüz yüze gelmektedir.
Geleneksel dosyalama sistemlerinde, depolanacak veri grupları bağımsız olarak oluşturulmak zorundadır. Örneğin; kasa, satış, fatura bilgilerinin tutulması gerektiğinde bu bilgilerin ayrı dosyalarda tutulması gerekir. Bu tür dosyalarda veri, sıralı veya doğrudan erişim yöntemleriyle kullanılır.
Benzer sorularSıkça sorulan sorular
DuyuruReklam alanı
Popüler SorularSıkça sorulan sorular
© 2009-2024 Usta Yemek Tarifleri