Arşiv ya da belgelik, bütün dünyada kurumların gerçek ve tüzel kişilerin faaliyetleri sonucunda meydana gelen, idari, hukuksal, tanıklık, kurumsal değeri olan ya da tekrar kullanılmak üzere üretilen her türlü görsel, yazılı ve data bilgilerinin tutulduğu ve saklandığı yerdir.
Arşivleme sistemi, önemli evrakların veya belirli bir süre boyunca saklanması zorunlu olan belgelerin güvenli ve planlı bir şekilde saklanması olarak düşünülebilir.
Kurumsal arşivler, bilimsel bilginin daha hızlı ve daha çok kişiye ulaştırılmasını, yeni bilimsel buluşlarda ayrıcalığının kanıtlanmasını, yayınlara daha çok atıf yapılmasını ve son olarak, araştırmacıların ve kurumlarının saygınlıklarının artmasını sağlamaktadır.
ARŞİV TÜRLERİ Belli başlı arşiv türleri şunlardır: Devlet arşivleri, şehir arşivleri, noter arşivleri, dinî arşivler, özel arşivler, hastahane arşivleri, ekonomik arşivler, kartografik arşivler, iko- nografik arşivler, odyovizüel arşivler ve kurum arşivleridir.
dosyalama daha çok güncel belgelerin düzenlenmeleri için kullanılan bir kavramdır. Dolayısıyla dosyalamaya, belgelerin arşiv öncesi düzenlenmesi işlemidir denilebilir. gruplandırılmalı, kullanılmadıkları zaman korunmalı ve işlemlerle ilgili bilgi verecek şekilde düzenlemeye tabi tutulmalıdır.
İlgili 21 soru bulundu
Dosyalama sisteminde amaç; birbiriyle ilgili belgelerin bir arada bulunmasını, aranan belge ve dosyanın en süratli biçimde bulunup isteyene sunulmasını sağlayacak bir düzen kurmak olmalıdır.
Arşiv ya da belgelik, bütün dünyada kurumların gerçek ve tüzel kişilerin faaliyetleri sonucunda meydana gelen, idari, hukuksal, tanıklık, kurumsal değeri olan ya da tekrar kullanılmak üzere üretilen her türlü görsel, yazılı ve data bilgilerinin tutulduğu ve saklandığı yerdir.
Arşiv Belgesi (Archive Records): İdari ve/veya entelektüel kullanımı için saklanıp düzenlenen arşivsel değere sahip belge. Arşiv Fonu (Archive Group): Arşivlerin düzenlenmesinde kaynaklık eden birim veya kuruluşu esas alan temel bölüm.
Arşiv düzenleme, statik belgeleri güvenli bir fiziksel veya dijital alanda depolama uygulamasıdır ve herhangi belge yönetim sisteminin önemli bir uygulamasını ifade eder.
Arşivde: Dosyanın incelenmek üzere tetkik hâkimine gönderilmeyi beklediği aşamayı göstermektedir.
Arşivleme, dosya ve belgelerin fiziki olarak muhafaza edilmesi, iç ya da dış denetimlere uyum sağlayabilmek için de oldukça önemlidir. İşinizle ilgili olarak kullanabileceğiniz çeşitli arşivleme araçları, kritik belgeleri düzenlemenize ve saklamanıza yardımcı olur.
Banka hesap özetleri, insan kaynakları dosyaları, işletme gelir vergisi beyannameleri, işletme defterleri, muhasebe kayıtları, iptal edilen çekler, kurum içi ve kurum dışı yazışmalar, faturalar v.b. ileride size fayda sağlayacak her türlü belge arşivlenebilir.
Hukuk büronuzda kullanabileceğiniz belli başlı dosyalama teknikleri alfabetik , numaralı , kronolojik , karma ve alfanumerik şeklindedir. Adından da anlaşılabileceği gibi dosyalara A – Z harfleri aralığında harfsel değerler verilerek gruplandırmalar yapılır.
Dosyalama işlemi, kurumların ya da bireylerin işlemleri sırasında elde ettikleri belgeleri belirli bir düzen dahilinde muhafaza etmesidir. Dosyalama işlemi, işlerin yürütülmesi için önemli olan evrakların ve belgelerin planlı bir şekilde saklanmasını mümkün kılar.
Arşivleme hareketleri bilginin korunmasına yönelik bir hizmet çeşididir. Bugün tüm kurumlar bilgi kaynaklarını belli bir arşivleme sistemi ile koruyup, arşivleme hareketleri ile ihtiyaç durumunda arşivlenmiş bilgiye ulaşma ihtiyaçlarını karşılamaktadırlar.
Kurumsal arşiv, kurumda üretilen bilgiyi sayısal (dijital) ortamda derleyen, saklayan, koruyan, diğer kurumların ve kişilerin serbestçe erişimini sağlayan bir hizmetler bütünüdür.
Kurumların iş ve işlemleri sonucunda oluşan belgelerin, elektronik ortamda sistemli bir şekilde önceden hazırlanmış plan ve program doğrultusunda taranması, indekslenmesi ve yeniden dijital olarak dosyalanması çalışmasıdır.
Arşivleme sistemlerinde büyüklük önemlidir. Alfabetik olarak hazırlanan dosyalar, A,Aa ya da AAa gibi geniş oranlı ve spesifik bir arşivleme düzeni oluşturur. Numaralı arşiv sistemi dosyalar hazırlanırken kolay anlaşılır olmasını sağlar. Bu sistemde aynen alfabetik sıralamada olduğu gibi yöntem izlenebilir.
Kurum içerisinde arşivlenen tüm evrakların bilgi ve içeriklerine kolayca ulaşılmasını ve yönetilmesini, evrak aramaya son vererek iş yükünün azaltılmasını amaçlar.
Özel Arşivler:
Özel arşiv terimi, arşiv belgesi muhtevasında olup da, kamu kurum ve kuruluşları dışında kalan gerçek kişiler ile tüzel kişiler elinde bulunan benzeri belgelerden meydana gelen arşivdir.
Arşivcilik, kurum ya da kişilerin yazılı, görsel, işitsel belgelerini belirli kriterlere göre tasnif ederek saklamasını, korunmasını ve ihtiyaç halinde bu belgelere hızlı şekilde ulaşılmasını mümkün ve kolay kılan bir bilimdir.
Etkili bir dosyalama sistemi basit ve kolay uygulanabilir olmalıdır. Sistemi kullanan kişiler sistemi kolayca anlayabilmeli ve rahat biçimde kullanılabilir olmalıdır. Belgelere erişim hızlı olmalıdır. Belgelere erişim sağlarken zaman kaybettirmeyen bir sistem olmalıdır.
Arşivleme herhangi bir formattaki, etkin olmayan ya da erişim sıklığı az olup düzenli olarak kullanılmayan verilerin güvenli, tutarlı, hızlı ve erişebilir olarak, gerçek zamanlı uygulamaların veri tabanlarından farklı bir depolama alanında saklanması şeklinde tanımlanabilir.
Benzer sorularSıkça sorulan sorular
DuyuruReklam alanı
Popüler SorularSıkça sorulan sorular
© 2009-2024 Usta Yemek Tarifleri