Bu süreç dosyalama sürecinin planlanması belgelerin sınıflandırılması ve sıralanması, dosya açılası fihrist hazırlanması, dosyaların saklanması, dosyalara erişilmesi, dosyaların güncelleştirilmesi ve dosyaların imhası ya da arşivlenmesi aşamalarından oluşmaktadır.
Bu aşamalar Şekil 11.5'de de görüldüğü gibi dosyalama sürecinin planlanması, belgelerin sınıflandırılması ve sıralanması, dosya açılması, fihrist hazırlanması, dosyaların saklanması, dosyalara erişilmesi, dosyaların güncelleştirilmesi ve dosyaların yok edilmesi ya da arşivlenmesidir.
Arşivleme ise; kişilerin veya kurumların geçmişe yönelik faaliyetlerine ait bilgi ve belgelerinin muhafaza edilmesi işlemidir. Özellikle kurumlar açısından son derece büyük öneme sahip arşivleme faaliyeti, dosyalama işlemi olarak da anılmaktadır.
Dosyalama, yönetsel ve örgütsel faaliyetler sırasında ortaya çıkan her türlü yazılı, basılı, kaydedilmiş, banda ve filme alınmış belgelerin belli bir düzen ve sistem içinde tutulmasıdır. Örgütlerde dosyalama faaliyetleri, evrak işlerinin dahî düzenli, pratik ve kolay hale getirilmesini sağlamak amacıyla yapılır.
Arşivleme Nedir? Arşivleme; bireylerin, şirketlerin veya kurumların faaliyetleri esnasında elde ettikleri bilgi ve belgeleri belirli bir plan dâhilinde muhafaza etmesi olarak özetlenebilir.
İlgili 38 soru bulundu
çeşitli yollarla gelen ya da kurumun faaliyetleri neticesinde oluşan her türlü belgenin kaydedilmesi, işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar başvurmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemlerine DOSYALAMA denmektedir.
Hukuk büronuzda kullanabileceğiniz belli başlı dosyalama teknikleri alfabetik , numaralı , kronolojik , karma ve alfanumerik şeklindedir. Adından da anlaşılabileceği gibi dosyalara A – Z harfleri aralığında harfsel değerler verilerek gruplandırmalar yapılır.
Dosyalama işleminin son aşaması ise dosyaların uygun ortamlarda saklanmasıdır. Saklama için ayrı bir bölüm var ise dosyalar orada, eğer dosyalama herhangi bir bölümde yapılıyor ise bu bölümde ayrılan yerlerde muhafaza edilir.
Alfabetik Dosyalama Sistemi
İki harf arasına rehberler konularak dosyalara erişim kolaylaştırılır. Dosyalama sistemleri; alfabetik, sayısal, coğrafi, kronolojik, konulara göre, karma ve elektronik dosyalama sistemidir.
Öğrencilere, gelen –giden belgelerin akışı, dosyalama sistemi ve arşivleme sistemini oluşturma ile ilgili bilgi ve becerilerin verildiği derstir. Bu ders ile öğrenciye; gelen –giden belgelerin akışını izleme, dosyalama sistemini ve arşivleme sistemini oluşturmak İle ilgili yeterlikleri kazandırmak amaçlanmaktadır.
Arşivler; genel olarak klasik arşivler ve modern arşivler olarak ikiye ayrılır. Klasik arşivler; Osmanlı arşivi gibi eski yazıyla yazılmış belgelerle ilgili arşivlerdir. Modern arşivler; iş dünyası, hastaneler, televizyonlar gibi kurumların ürettikleri her türlü belge ve bilginin tutulduğu yerlerdir.
Arşivcilikte temel amaç belgelerin korunması, güvenli bir ortamda muhafaza edilmesi ve istenildiği zaman ilgili kişilere en hızlı şekilde ulaştırılmasıdır.
Dosyalama, genel bir bakış açısıyla belgeleri üreten birimleri, belgelerin üretimi için gerekli olan fonksiyonları ve belgelerin içeriği göz önünde bulundurularak kaybolma ihtimaline karşı belli bir düzen ve sistemle depolanması ve saklanmasıdır.
dosyalamada, konu başlıkları anlaşılır olmalı ve eksiksiz tanımlanmalı, belgelerin birden çok dosyaya konulması engellenmelidir. durumlarda farklı uygulamaları gerektiren bir sistem pek çok yanlışlığa yol açar. Kurulacak dosyalama sisteminde ana ve alt gruplar tanımlanırken, belli standartlara uyulması gerekmektedir.
Dosyalama sistemlerini alfabetik dosyalama sistemi, kronolojik dosyalama sistemi, bölgesel dosyalama sistemi, numaralı dosyalama sistemi, konu esaslarına göre dosyalama sistemi, karma dosyalama sistemi ve sanal dosyalama sistemi şeklinde yedi başlık altında ele almak mümkün.
dosyalama daha çok güncel belgelerin düzenlenmeleri için kullanılan bir kavramdır. Dolayısıyla dosyalamaya, belgelerin arşiv öncesi düzenlenmesi işlemidir denilebilir. gruplandırılmalı, kullanılmadıkları zaman korunmalı ve işlemlerle ilgili bilgi verecek şekilde düzenlemeye tabi tutulmalıdır.
Dosyalama sistemi ve hareketleri eğitiminin tanımı, dosyalama sistemleriyle ilgili bilgilerin anlatıldığı eğitimdir. Dosyalama sistemi ve hareketleri eğitiminin genel amacı ise; gerekli ofis araçlarını kullanarak belge ve dosya hareketlerinin izlenmesi eğitimidir.
► Günümüzde sıklıkla kullanılan dosya sistemleri FAT 32, NTFS, Linux Ext2 ve Linux Swap dosya sistemleridir.
Kronolojik dosyalama sisteminde, tarihlere göre planlar yapılır. Evraklar yıllara, aylara ve günlere göre tasnif edilir. Yapılan işlerin günlü olması durumunda, kronolojik dosyalama büyük kolaylık sağlar. Kronolojik dosyalama sistemi, borç ve alacak işlemlerinin takibi için oldukça uygun bir sistemdir.
Arşivleme sistemlerinde büyüklük önemlidir. Alfabetik olarak hazırlanan dosyalar, A,Aa ya da AAa gibi geniş oranlı ve spesifik bir arşivleme düzeni oluşturur. Numaralı arşiv sistemi dosyalar hazırlanırken kolay anlaşılır olmasını sağlar. Bu sistemde aynen alfabetik sıralamada olduğu gibi yöntem izlenebilir.
Tarih Damgası, Toplu İğne, Ataş, Yapışkan, Bant, Delgeç, Zımba , Makas, Dosya Kutusu, Günlük Fiş Kutusu, Resmi Gazete Kutusu, Yarım Kapak Telli Dosya, Tam Kapak Telli Dosya, Günlük Fiş Dosyası Telli Kapaklı, Kundak Dosya, Gömlek Dosya, Resmi Gazete Gömleği, Dosya Etiketi, Dosya Kutusu Etiketi, Arama-bulma Kartı, Deste ...
Dosya Gezgini açın ve sıkıştırılmış klasörü bulun. Bütün klasörün sıkıştırmasını açmak için sağ tıklayıp Tümünü Ayıkla'yı seçin ve yönergeleri izleyin. Komut şeridinden Tümünü Ayıkla'yı da seçebilirsiniz.
Arşivle 'ye tıklayın.
Bu klasörü ve tüm alt klasörleri arşivle seçeneğine tıklayın ve sonra da arşivlemek istediğiniz klasöre tıklayın. Seçiminiz klasörün tüm alt klasörleri bu el ile arşive dahil edilir. Bu tarihten öncekileri arşivle altında, bir tarih girin.
Klasik dosya sisteminin en temel özelliği dosyalar ile bu dosyaları işleyecek uygulama programlarının birbirine bağımlı olmasıdır. Klasik dosya sisteminde n tane ayrı dosya n tane ayrı program tarafından işlenmektedir. Her program rapor üretme esnasında ayrı ayrı işletim sistemi ile yüz yüze gelmektedir.
Benzer sorularSıkça sorulan sorular
DuyuruReklam alanı
Popüler SorularSıkça sorulan sorular
© 2009-2024 Usta Yemek Tarifleri