Bu süreç dosyalama sürecinin planlanması belgelerin sınıflandırılması ve sıralanması, dosya açılası fihrist hazırlanması, dosyaların saklanması, dosyalara erişilmesi, dosyaların güncelleştirilmesi ve dosyaların imhası ya da arşivlenmesi aşamalarından oluşmaktadır.
Arşivleme ise; kişilerin veya kurumların geçmişe yönelik faaliyetlerine ait bilgi ve belgelerinin muhafaza edilmesi işlemidir. Özellikle kurumlar açısından son derece büyük öneme sahip arşivleme faaliyeti, dosyalama işlemi olarak da anılmaktadır.
Arşivleme Nedir? Arşivleme; bireylerin, şirketlerin veya kurumların faaliyetleri esnasında elde ettikleri bilgi ve belgeleri belirli bir plan dâhilinde muhafaza etmesi olarak özetlenebilir.
Arşivler; genel olarak klasik arşivler ve modern arşivler olarak ikiye ayrılır. Klasik arşivler; Osmanlı arşivi gibi eski yazıyla yazılmış belgelerle ilgili arşivlerdir. Modern arşivler; iş dünyası, hastaneler, televizyonlar gibi kurumların ürettikleri her türlü belge ve bilginin tutulduğu yerlerdir.
İlgili 33 soru bulundu
Bu süreç dosyalama sürecinin planlanması belgelerin sınıflandırılması ve sıralanması, dosya açılası fihrist hazırlanması, dosyaların saklanması, dosyalara erişilmesi, dosyaların güncelleştirilmesi ve dosyaların imhası ya da arşivlenmesi aşamalarından oluşmaktadır.
Bu aşamalar Şekil 11.5'de de görüldüğü gibi dosyalama sürecinin planlanması, belgelerin sınıflandırılması ve sıralanması, dosya açılması, fihrist hazırlanması, dosyaların saklanması, dosyalara erişilmesi, dosyaların güncelleştirilmesi ve dosyaların yok edilmesi ya da arşivlenmesidir.
Bir evrakın dosyalama sürecinde takip edilmesi gereken ilk aşama, dosya içinde hangi evrakların olduğunu gösteren bir fihristleme sisteminin oluşturulmasıdır. Fihristlemede, evraklar ana başlıklarına göre ilgili dosyaya göre fihristlenir.
Arşivleme hareketleri bilginin korunmasına yönelik bir hizmet çeşididir. Bugün tüm kurumlar bilgi kaynaklarını belli bir arşivleme sistemi ile koruyup, arşivleme hareketleri ile ihtiyaç durumunda arşivlenmiş bilgiye ulaşma ihtiyaçlarını karşılamaktadırlar.
Arşivleme araçları içinde dosya türlerini genel olarak poşet dosya, telli dosya, askılı dosya, karton dosya, sıkıştırmalı dosya, çıtçıtlı ve lastikli dosya şeklinde gruplandırabiliriz. Dosya türleri arasında poşet dosyalar, pek çok kesimden kullanıcı tarafından en sık kullanılan arşivleme araçlarından biridir.
Arşivcilikte temel amaç belgelerin korunması, güvenli bir ortamda muhafaza edilmesi ve istenildiği zaman ilgili kişilere en hızlı şekilde ulaştırılmasıdır.
Hukuk büronuzda kullanabileceğiniz belli başlı dosyalama teknikleri alfabetik , numaralı , kronolojik , karma ve alfanumerik şeklindedir. Adından da anlaşılabileceği gibi dosyalara A – Z harfleri aralığında harfsel değerler verilerek gruplandırmalar yapılır.
Arşivleme sistemlerinde büyüklük önemlidir. Alfabetik olarak hazırlanan dosyalar, A,Aa ya da AAa gibi geniş oranlı ve spesifik bir arşivleme düzeni oluşturur. Numaralı arşiv sistemi dosyalar hazırlanırken kolay anlaşılır olmasını sağlar. Bu sistemde aynen alfabetik sıralamada olduğu gibi yöntem izlenebilir.
Bu klasörü ve tüm alt klasörleri arşivle seçeneğini tıklatın ve sonra da arşivlemek istediğiniz klasörü seçin. Bu tarihten öncekileri arşivle altında, bir tarih girin. Bazı klasörleri farklı ayarlarla arşivlemek isterseniz birden fazla .
Arşiv düzenleme, statik belgeleri güvenli bir fiziksel veya dijital alanda depolama uygulamasıdır ve herhangi belge yönetim sisteminin önemli bir uygulamasını ifade eder.
Dosyalama işleminin son aşaması ise dosyaların uygun ortamlarda saklanmasıdır. Saklama için ayrı bir bölüm var ise dosyalar orada, eğer dosyalama herhangi bir bölümde yapılıyor ise bu bölümde ayrılan yerlerde muhafaza edilir.
Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemleri doküman ve belgeleri bilgisayar ortamına aktararak kayıt altına alan, onları güvenli şekilde saklayan ve gerektiği zaman kolayca bulunmalarını sağlayan sistemlerdir.
Dosyalama sistemi ve hareketleri eğitiminin tanımı, dosyalama sistemleriyle ilgili bilgilerin anlatıldığı eğitimdir. Dosyalama sistemi ve hareketleri eğitiminin genel amacı ise; gerekli ofis araçlarını kullanarak belge ve dosya hareketlerinin izlenmesi eğitimidir.
çeşitli yollarla gelen ya da kurumun faaliyetleri neticesinde oluşan her türlü belgenin kaydedilmesi, işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar başvurmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemlerine DOSYALAMA denmektedir.
arşivleme faaliyetleri de sanal biçimde yürütülebilmektedir. ► Elektronik veya dijital ofis sistemleri, kuruluşların multimedya, metin, resim, belge ve bilgilerin,belirlenen arama kriterlerine göre,güvenli olarak ve aynı görüntü kalitesinde, yıllarca saklanmasını ve hızlı bir şekilde ulaşılmasını sağlayan sistemlerdir.
Öğrencilere, gelen –giden belgelerin akışı, dosyalama sistemi ve arşivleme sistemini oluşturma ile ilgili bilgi ve becerilerin verildiği derstir. Bu ders ile öğrenciye; gelen –giden belgelerin akışını izleme, dosyalama sistemini ve arşivleme sistemini oluşturmak İle ilgili yeterlikleri kazandırmak amaçlanmaktadır.
içinde ve merkezi bir konumda düzenlenmelidir. Gelecekteki gelişmeler dikkate alınarak, mümkün olduğu kadar büyük bir alan ayrılmalıdır. haşaratın zararlarına karşı gerekli önlemler öncelikli olarak alınmalıdır. sağlık istatistikçisine karşı sorumludur.
Kronolojik dosyalama sisteminde, tarihlere göre planlar yapılır. Evraklar yıllara, aylara ve günlere göre tasnif edilir. Yapılan işlerin günlü olması durumunda, kronolojik dosyalama büyük kolaylık sağlar. Kronolojik dosyalama sistemi, borç ve alacak işlemlerinin takibi için oldukça uygun bir sistemdir.
Benzer sorularSıkça sorulan sorular
DuyuruReklam alanı
Popüler SorularSıkça sorulan sorular
© 2009-2024 Usta Yemek Tarifleri