Kurumların iş ve işlemleri sonucunda oluşan belgelerin, elektronik ortamda sistemli bir şekilde önceden hazırlanmış plan ve program doğrultusunda taranması, indekslenmesi ve yeniden dijital olarak dosyalanması çalışmasıdır.
Arşivleme Nedir? Arşivleme; bireylerin, şirketlerin veya kurumların faaliyetleri esnasında elde ettikleri bilgi ve belgeleri belirli bir plan dâhilinde muhafaza etmesi olarak özetlenebilir.
Arşivleme ise; kişilerin veya kurumların geçmişe yönelik faaliyetlerine ait bilgi ve belgelerinin muhafaza edilmesi işlemidir. Özellikle kurumlar açısından son derece büyük öneme sahip arşivleme faaliyeti, dosyalama işlemi olarak da anılmaktadır.
Arşivleme Nasıl Yapılır ve Araçları Nelerdir? Arşivleme sistemi, arşive alınacak olan belge ya da dosyaların kurum ve şirket yönetmeliği ya da evrensel arşivleme yöntemlerinden yararlanarak sıralanması şeklinde yapılır.
İlgili 27 soru bulundu
Arşivcilikte temel amaç belgelerin korunması, güvenli bir ortamda muhafaza edilmesi ve istenildiği zaman ilgili kişilere en hızlı şekilde ulaştırılmasıdır.
Arşivler; genel olarak klasik arşivler ve modern arşivler olarak ikiye ayrılır. Klasik arşivler; Osmanlı arşivi gibi eski yazıyla yazılmış belgelerle ilgili arşivlerdir. Modern arşivler; iş dünyası, hastaneler, televizyonlar gibi kurumların ürettikleri her türlü belge ve bilginin tutulduğu yerlerdir.
Arşivleme hareketleri bilginin korunmasına yönelik bir hizmet çeşididir. Bugün tüm kurumlar bilgi kaynaklarını belli bir arşivleme sistemi ile koruyup, arşivleme hareketleri ile ihtiyaç durumunda arşivlenmiş bilgiye ulaşma ihtiyaçlarını karşılamaktadırlar.
Arşivleme sistemlerinde büyüklük önemlidir. Alfabetik olarak hazırlanan dosyalar, A,Aa ya da AAa gibi geniş oranlı ve spesifik bir arşivleme düzeni oluşturur. Numaralı arşiv sistemi dosyalar hazırlanırken kolay anlaşılır olmasını sağlar. Bu sistemde aynen alfabetik sıralamada olduğu gibi yöntem izlenebilir.
Etkili bir dosyalama sistemi basit ve kolay uygulanabilir olmalıdır. Sistemi kullanan kişiler sistemi kolayca anlayabilmeli ve rahat biçimde kullanılabilir olmalıdır. Belgelere erişim hızlı olmalıdır. Belgelere erişim sağlarken zaman kaybettirmeyen bir sistem olmalıdır.
Arşivleme araçları içinde dosya türlerini genel olarak poşet dosya, telli dosya, askılı dosya, karton dosya, sıkıştırmalı dosya, çıtçıtlı ve lastikli dosya şeklinde gruplandırabiliriz. Dosya türleri arasında poşet dosyalar, pek çok kesimden kullanıcı tarafından en sık kullanılan arşivleme araçlarından biridir.
Bu klasörü ve tüm alt klasörleri arşivle seçeneğini tıklatın ve sonra da arşivlemek istediğiniz klasörü seçin. Bu tarihten öncekileri arşivle altında, bir tarih girin. Bazı klasörleri farklı ayarlarla arşivlemek isterseniz birden fazla .
Arşivde: Dosyanın incelenmek üzere tetkik hâkimine gönderilmeyi beklediği aşamayı göstermektedir.
Bu süreç dosyalama sürecinin planlanması belgelerin sınıflandırılması ve sıralanması, dosya açılası fihrist hazırlanması, dosyaların saklanması, dosyalara erişilmesi, dosyaların güncelleştirilmesi ve dosyaların imhası ya da arşivlenmesi aşamalarından oluşmaktadır.
Hukuk büronuzda kullanabileceğiniz belli başlı dosyalama teknikleri alfabetik , numaralı , kronolojik , karma ve alfanumerik şeklindedir. Adından da anlaşılabileceği gibi dosyalara A – Z harfleri aralığında harfsel değerler verilerek gruplandırmalar yapılır.
Arşivleme herhangi bir formattaki, etkin olmayan ya da erişim sıklığı az olup düzenli olarak kullanılmayan verilerin güvenli, tutarlı, hızlı ve erişebilir olarak, gerçek zamanlı uygulamaların veri tabanlarından farklı bir depolama alanında saklanması şeklinde tanımlanabilir.
Kliniklerden taburcu olan hastalara ait işi biten dosyalar, tıbbi arşiv biriminde ve depolarda, bir sıra ve düzen içerisinde muhafaza edilir. Hasta yatış dosyaları tıbbi arşiv biriminde ve depolarda saklanır, imha edilmez. Adli Vaka Dosyaların Yönetimi: Adli vaka raporlarının bir nüshası ve tıbbi evrakları dosyalanır.
Birim ve Kurum Arşivleri
Kurum elinde bulunan arşivlik malzeme Birim Arşivlerinde 1-5 yıl süreyle, arşiv malzemesi ise Kurum Arşivinde 10-14 yıl süreyle saklanır.
Bu aşamalar Şekil 11.5'de de görüldüğü gibi dosyalama sürecinin planlanması, belgelerin sınıflandırılması ve sıralanması, dosya açılması, fihrist hazırlanması, dosyaların saklanması, dosyalara erişilmesi, dosyaların güncelleştirilmesi ve dosyaların yok edilmesi ya da arşivlenmesidir.
Arşiv düzenleme, statik belgeleri güvenli bir fiziksel veya dijital alanda depolama uygulamasıdır ve herhangi belge yönetim sisteminin önemli bir uygulamasını ifade eder.
Dosyalama sisteminde amaç; birbiriyle ilgili belgelerin bir arada bulunmasını, aranan belge ve dosyanın en süratli biçimde bulunup isteyene sunulmasını sağlayacak bir düzen kurmak olmalıdır.
“Sohbeti arşivle” özelliği, sohbetlerinizi daha iyi düzenleyebilmeniz için sohbetler listenizdeki bireysel sohbetleri veya grup sohbetlerini gizlemenize olanak verir. Sohbetler listesinin en alt kısmına giderek arşivlenmiş sohbetlerinizi görüntüleyebilirsiniz.
Özel arşiv terimi, arşiv belgesi muhtevasında olup da, kamu kurum ve kuruluşları dışında kalan gerçek kişiler ile tüzel kişiler elinde bulunan benzeri belgelerden meydana gelen arşivdir.
Kurum içerisinde arşivlenen tüm evrakların bilgi ve içeriklerine kolayca ulaşılmasını ve yönetilmesini, evrak aramaya son vererek iş yükünün azaltılmasını amaçlar.
Öğrencilere, gelen –giden belgelerin akışı, dosyalama sistemi ve arşivleme sistemini oluşturma ile ilgili bilgi ve becerilerin verildiği derstir. Bu ders ile öğrenciye; gelen –giden belgelerin akışını izleme, dosyalama sistemini ve arşivleme sistemini oluşturmak İle ilgili yeterlikleri kazandırmak amaçlanmaktadır.
Benzer sorularSıkça sorulan sorular
DuyuruReklam alanı
Popüler SorularSıkça sorulan sorular
© 2009-2024 Usta Yemek Tarifleri